Erst mitlaufen, dann übernehmen: Upgrade auf Odoo 18

Die Herausforderung

Das alte Odoo läuft. Irgendwie. Die Herstellerwartung ist vorbei, die selbst gebauten Module kennen Odoo 18 nicht, und zwischen alt und neu liegen fünf, sechs Versionen. Wer an einem Stichtag umsteigt, wettet den Betrieb auf ein Wochenende: Rechnungen, Lager, Mitglieder, Urlaube – am Montag muss alles stimmen. Was beim großen Knall verloren geht, merkt man erst, wenn jemand danach fragt. Selten freundlich.

Was wir gebaut haben

Kein Upgrade-Skript, sondern einen begleiteten Umzug mit Gegenprobe:

• Parallelbetrieb mit Live-Abgleich: Das Altsystem bleibt führend, ein Sync spiegelt seine Änderungen ins neue – je nach Projekt alle fünf Minuten oder stündlich. Bereiche, die im neuen System schon selbst laufen, nimmt eine Positivliste aus. Dass vorher nichts überschrieben wurde, haben wir nachgewiesen, nicht vermutet.
• Zählen statt glauben: Ein Vergleichswerkzeug stellt alt und neu je Bereich gegenüber, nach Inhalt statt nach Datensatznummer – sonst meldet der Abgleich Phantomlücken. So fiel auf, dass ein früherer Urlaubsimport nur zwei Drittel enthielt. 43 fehlende Vertragsstände wurden nachgezogen.
• Altbelege auf den Cent: Sieben Jahre Ausgangsrechnungen neu aufgebaut, jeder Beleg gegen das Original geprüft, gespeichert nur bei null Abweichungen, danach gegen Änderung versiegelt.
• Formulare vor dem Umzug sichten: Eine Galerie zeigt alle 89 Druckvorlagen des Altsystems mit echten Beispielen, die Fachabteilung kommentiert direkt. Ein Prüflauf fand zwei Vorlagenfehler – das neue System hat sie nicht geerbt.
• Rückverfolgung schon jetzt: Was das Altsystem noch bucht, erscheint im neuen als reiner Lesespiegel. Die Qualitätssicherung verfolgt eine Lieferung bis zur Rohstoff-Charge, ohne doppelte Lagerbuchungen.
• Go-Live mit Sicherheitsgurt: Demo-Passwörter raus, Entwicklerwerkzeuge hinter Login, rund 170 neue Tests, Linter-Befunde von 574 auf null, 1.466 Zeilen toter Code gelöscht. Ausgerollt wird nur, was die Tests besteht.
• Mails an der Leine: Knapp 20.000 alte Kommentare kamen mit – ohne eine einzige ausgelöste Mail.

Was es bringt

Ein Verband arbeitet seit 24. September 2026 auf Odoo 18, nach Wochen im Parallelbetrieb: über 42.000 Kontakte, und beim Umstieg exakt so viele aktive Mitglieder wie im Altsystem – 23.636 hier wie dort. Das alte System bleibt als eingefrorenes Archiv lesbar. Ein Produktionsbetrieb zieht von Odoo 13 Bereich für Bereich um; rund 55.000 Altdatensätze sind drüben, während Lager und Buchhaltung im alten System weiterlaufen. Umgeschaltet wird, wenn die Zahlen übereinstimmen – nicht, wenn der Kalender es sagt.

Für wen das passt

Für Betriebe und Verbände auf Odoo 12, 13 oder 14 mit eigenen Modulen, Altbelegen mit Aufbewahrungspflicht und Leuten, die für ein Umstiegswochenende keine Zeit haben. Voraussetzung: Lesezugriff auf die alte Datenbank und eine Fachabteilung, die beim Gegenlesen mitmacht. Wie das bei einem Verband im Alltag aussieht, zeigt die Seite zur Mitgliederverwaltung für Verbände und Vereine.