Kneipp Österreich: drei Systeme, ein Go-Live

Ausgangslage

Der Österreichische Kneippbund verwaltete seine Mitglieder seit Jahren in einem alten Odoo 12. Daneben hatten die Vereine in einem Odoo 16 per Fragebogen Geburtsdaten und Funktionen nachgetragen, und ein neues Odoo 18 wartete darauf, beides abzulösen. Drei Systeme, ein Abgleich alle fünf Minuten – und bei jeder zweiten Frage die Gegenfrage, welches davon gerade recht hat.

Herausforderung

Rund 23.500 aktive Mitglieder in gut 200 Vereinen sollten in ein System, ohne dass unterwegs jemand verloren geht und ohne dass die Vereine plötzlich Rechnungen anderer sehen. Die alten Sammelkonten pro Verein sollten durch persönliche Zugänge ersetzt werden. Und das alles mit einem Büro, das parallel den normalen Betrieb am Laufen hält.

Lösung

Ein selbst betriebenes Odoo 18 mit eigenen Modulen für Vereine und Bund: Dashboard, Beitragsübersicht, Listen und Etiketten, Briefe, Ehrungen, Vorstandswechsel, eine Liste „Daten prüfen“ und eine Büro-Übersicht, wer schon angemeldet war. Das alte System ist eingefroren und als Lesearchiv erreichbar, der alte Server stillgelegt. Österreich und Deutschland laufen auf demselben Server, aber seit September mit getrenntem Code.

Beitrag

Datenabgleich über drei Systeme, Feld für Feld. Rechte- und Zugangsmodell, Go-Live-Tag mit Prüf-Durchgängen vor der Einladung aller Vereine, Rückweg für jeden Schritt. Danach Betrieb: ein nächtlicher Rundgang als Testverein, automatische Meldung unzustellbarer Mails, freundliche Erinnerungen an alle, die sich noch nicht angemeldet haben.

Ergebnis

Seit dem 24. September 2026 ist das neue System führend. In der ersten Woche hat das Büro so viel damit gearbeitet, dass über 40 Versionen dazugekommen sind – die meisten davon Wünsche, nicht Fehler. Die ehrliche Langfassung mit allen Pannen steht im Journal: Wassertreten in drei Odoos.