Ein Dachverband: drei Systeme, ein Go-Live

Ausgangslage

Ein nationaler Dachverband verwaltete seine Mitglieder seit Jahren in einem alten Odoo 12. Daneben hatten die Vereine in einem Odoo 16 per Fragebogen Geburtsdaten und Funktionen nachgetragen, und ein neues Odoo 18 wartete darauf, beides abzulösen. Drei Systeme, ein Abgleich alle fünf Minuten – und bei jeder zweiten Frage die Gegenfrage, welches davon gerade recht hat.

Herausforderung

Über 23.000 aktive Mitglieder in mehr als 160 Vereinen sollten in ein System, ohne dass unterwegs jemand verloren geht und ohne dass ein Verein plötzlich die Rechnungen eines anderen sieht. Die alten Sammelkonten pro Verein sollten persönlichen Zugängen weichen. Und das alles mit einem Büro, das parallel den normalen Betrieb am Laufen hält.

Lösung

Ein selbst betriebenes Odoo 18 mit eigenen Modulen für Vereine und Dachverband: Dashboard, Beitragsübersicht, Listen und Etiketten, Briefe, Ehrungen, Vorstandswechsel, eine Liste „Daten prüfen“ und eine Büro-Übersicht, wer sich schon angemeldet hat. Das alte System ist eingefroren und als Lesearchiv erreichbar, der alte Server stillgelegt. Und weil sich die Maschine ein Nachbarprojekt teilt, hat jedes seinen eigenen Code – eine Änderung hier schlägt dort nicht mehr auf.

Beitrag

Datenabgleich über drei Systeme, Feld für Feld. Rechte- und Zugangsmodell, Go-Live-Tag mit Prüf-Durchgängen vor der Einladung aller Vereine, Rückweg für jeden Schritt. Danach Betrieb: ein nächtlicher Rundgang als Testverein, automatische Meldung unzustellbarer Mails, freundliche Erinnerungen an alle, die sich noch nicht angemeldet haben.

Ergebnis

Seit Ende September 2026 ist das neue System führend – und am Umstiegstag zählten altes und neues System auf die Person genau gleich viele aktive Mitglieder. In der ersten Woche hat das Büro so viel damit gearbeitet, dass über 40 Versionen dazugekommen sind – die meisten davon Wünsche, nicht Fehler.