Prüfzeugnisse, die sich selbst ausfüllen

Die Herausforderung

Ein Produktionsbetrieb stellt zu jeder Charge ein Prüfzeugnis nach EN 10204 3.1 aus. Die Messwerte kamen aus dem Labor, landeten in Dateien und wurden für jedes Zeugnis von Hand in eine Excel-Vorlage übertragen – pro Kunde eine eigene, mit eigenen Toleranzen. Über die Jahre sammelten sich weit über tausend solcher Dateien am Fileserver: vollständig, sorgfältig und für jede Auswertung so zugänglich wie ein Aktenkeller ohne Licht. Ein früherer Versuch, Zeugnisse im alten ERP zu erzeugen, war genau an dieser Handarbeit gestorben. Dazu ein Klassiker: Lieferschein und Zeugnis druckten für dieselbe Lieferung verschiedene Losnummern.

Was wir gebaut haben

• Messwerte aus erster Hand: Die Ergebnisse der Messgeräte laufen automatisch in eine Datenbank und hängen dort an ihrer Charge. Ein stündlicher Abgleich holt nach, was beim Hochladen liegen geblieben ist.
• Zeugnis auf Knopfdruck: Im ERP (Odoo) füllt ein Assistent das Protokoll aus den gemessenen Werten der Charge. Kundenspezifikationen legen sich als Vorlage darüber – ein Messdatensatz ergibt beliebig viele Kundenzeugnisse, jedes mit eigener Ampel gegen die eigenen Toleranzen.
• Eingefroren nach Freigabe: Ein freigegebenes Zeugnis lässt sich nicht mehr ändern. Korrekturen entstehen als neue Version, die alte bleibt lesbar, das PDF trägt eine Prüfsumme. Genau die Kette, nach der ein Auditor fragt.
• Portal mit QR-Code: Kunden melden sich an und sehen ausschließlich ihre eigenen, freigegebenen Zeugnisse. Der QR-Code am PDF führt direkt dorthin. Geprüft mit echtem Kunden-Login, nicht nur im Code: Fremde Zeugnisse führen zurück zur Startseite.
• Das Archiv spricht wieder: Die Alt-Zeugnisse wurden ausgelesen – aus dem Inhalt der Datei, nicht aus ihrem Namen, und lokal, ohne Umweg über fremde Server. Importierte Werte bleiben als ungeprüft markiert, bis ein Mensch sie abhakt.

Was es bringt

Neue Zeugnisse entstehen aus den Werten, die ohnehin gemessen wurden – das Abtippen fällt weg, und mit ihm der Zahlendreher. Über 14.000 historische Messwerte aus mehr als tausend Zeugnissen und sieben Jahrgängen sind jetzt auswertbar, statt nur aufbewahrt. Lieferschein und Zeugnis nennen endlich dieselbe Losnummer. Die Lösung ist im ERP des Betriebs installiert und läuft im Pilotbetrieb; das Kundenportal ist fertig geprüft und wird geöffnet, sobald der Betrieb so weit ist.

Für wen das passt

Produzierende Betriebe, die je Charge oder Los Prüfzeugnisse ausstellen und deren Labor heute in Excel mündet. Besonders dann, wenn mehrere Kunden dieselbe Charge mit unterschiedlichen Spezifikationen bekommen – oder wenn das nächste Audit die lückenlose Kette sehen will. Voraussetzung ist kein neues Labor, nur Messwerte, die irgendwo als Datei liegen.