Hunderte Ortsvereine, eine Mitgliederliste, die stimmt

Die Herausforderung

Ein Dachverband mit Hunderten Ortsvereinen verwaltet seine Mitglieder in einem System, das älter ist als die Smartphones, auf denen die Funktionäre heute ihre Mails lesen: Navision im einen Fall, ein in die Jahre gekommenes Odoo 12 im anderen. Dazu Excel-Listen in jedem Verein, ein Gütesiegel-Wesen auf einem Netzlaufwerk und eine WordPress-Multisite mit zwei Dutzend Vereins-Websites. Beiträge, Zeitschriftenbezug, Ämter und Zertifikate wohnten an verschiedenen Adressen und trafen sich einmal im Jahr zur Beitragsabrechnung. Selten im Guten.

Was wir gebaut haben

Eine Mitgliederverwaltung auf Odoo 18, in der Bund und Verein dieselben Daten sehen, aber nicht dieselben Rechte haben:

• Kernmodul für Verband und Vereine: Mitgliedschaften und Mitgliedsarten, Haushalte, Ein- und Austritte, Funktionärsämter, Beitragsläufe Bund → Verein und Bund → Mitglied, SEPA-Mandate, DATEV-Export.
• Vereinsportal für Ehrenamtliche: Jeder Verein sieht nur seine eigenen Leute, druckt Listen und Etiketten selbst und hakt ab, wer bezahlt hat – ohne Administratorrechte und ohne Handbuch auf dem Nachttisch.
• Gütesiegel- und Zertifizierungswesen: Einrichtungen, Audits, Fristen und Urkunden in einem Ablauf statt in zehn Tabellen.
• Datenübernahme mit Gegenprobe: Dubletten rückbaubar zusammengeführt, alt gegen neu gezählt, bevor jemand umsteigt.
• Stufenweise Mail-Freischaltung: Bis zum Stichtag erreicht keine Mail echte Mitglieder. Im Abnahmetest fing das 27 Nachrichten an eine falsche Adresse ab.
• Fehlertolerante Suche: „Müllr“ findet die Müllers, auch ohne Umlaut.
• Geführte Touren und Handbuch im System: 21 Touren klicken neue Nutzer durch die häufigsten Abläufe.
• Website-Umzug: 22 Vereins-Websites und rund 1.800 Blogbeiträge aus der Multisite übernommen; öffentlich geschaltet wird, wenn alles fertig ist.

Was es bringt

Beim ersten Verband ist das neue System seit 24. September 2026 führend: über 42.000 Kontakte, und beim Umstieg exakt so viele aktive Mitglieder wie im Altsystem. Vereine haben persönliche Zugänge statt geteilter Passwörter. Beim zweiten Verband läuft die Abnahme: rund 90.000 Vereinsmitglieder und rund 1.300 Gütesiegel-Einrichtungen sind übernommen, der Beitragslauf liegt gegen echte Navision-Rechnungen unter einem Prozent Abweichung, Navision soll zum Jahresende in Rente. Und die Daten gehören dem Verband – nicht einer Plattform, die pro Kopf abrechnet.

Für wen das passt

Für Dachverbände mit Ortsvereinen und Non-Profits mit Mitgliedsbeiträgen, Zertifikaten oder Ehrenamt – überall, wo die Zentrale den Überblick braucht und die Vereine ihre Ruhe. Besonders, wenn ein Altsystem wie Navision ausläuft oder die Mitgliederliste in zu vielen Excel-Dateien wohnt. Umgestiegen wird schrittweise: Altsystem weiterlaufen lassen, abgleichen, erst dann umschalten.