Ein Vierteljahrhundert Mails, eine Suchleiste

Die Herausforderung

Wer lange genug arbeitet, legt sich ein zweites Gedächtnis zu: ein Mail-Archiv seit 2001, Projektordner, Notizen, ein Netzlaufwerk voller Scans und Fotos. Jedes davon hat seine eigene Suche – oder gar keine. Das Mailprogramm kennt Betreffzeilen, das Netzlaufwerk Dateinamen, und den eingescannten Brief kennt niemand. Die großen Cloud-Anbieter hätten eine Lösung. Sie wollen dafür bloß alles haben.

Was wir gebaut haben

wildsearch ist unsere eigene Suchmaschine über das eigene Wissen. Gebaut aus der Technik unserer Unternehmenssuche – nur für eine Person, ohne Rechteverwaltung, dafür ohne Umwege.

• Alle Quellen in einem Index: Mail-Archiv samt Anhängen, Netzlaufwerk, Projektordner, Notizen, Wissensdatenbank, ERP und Git. Abholdienste ziehen in festen Abständen nach und übertragen nur, was sich geändert hat.
• Volltext und Bedeutung: Gesucht wird nach Wörtern und nach Sinn. Die Bedeutungssuche findet auch Texte, die das gesuchte Wort nie benutzen.
• Auch was kein Text ist: Scans und Fotos laufen durch eine Texterkennung in fünf Sprachen. Ein lokales Bildmodell beschreibt Bilder in rund sechs Sekunden – ohne API-Rechnung.
• Für Menschen und Assistenten: eine Weboberfläche mit gespeicherten Suchen und Listen, dazu eine MCP-Schnittstelle, über die KI-Assistenten im selben Index nachschlagen.
• Ableger für die Werkstatt: Auf demselben Unterbau entstand eine Bibliothek für Laser-Vorlagen. 9.259 Dateien wurden zu 172 Designs, 93 % davon mit Vorschaubild – viele aus der Vorschau, die die Laser-Software ohnehin in ihre Dateien einbackt.

Was es bringt

Im Index stecken heute über 1,7 Millionen Dokumente, darunter mehr als 230.000 E-Mails aus 25 Jahren. Eine Abfrage kommt in unter einer halben Sekunde zurück.

Die schönste Zahl ist eine kleine. Anfangs rechnete jeder Abgleich alles neu, und der Server keuchte mit einer Last um 30. Seit nur noch Änderungen übertragen werden, die Abgleiche entzerrt sind und die Bedeutungs-Berechnung auf einem sparsamen Zweitrechner läuft, liegt sie bei rund 1. Der zweite Abgleich in Folge schrieb kein einziges Dokument neu. So soll Ruhe aussehen.

Eine ehrliche Grenze: Index, Texterkennung, Bildbeschreibung und Bedeutungssuche rechnen auf eigener Hardware. Die optionale KI-Zusammenfassung und jeder angebundene Assistent sehen, was man sie fragen lässt – das entscheidet der Betreiber, nicht die Suche. Und der Index ist so aktuell wie der letzte Abgleich.

Für wen das passt

Für Freiberufler, Geschäftsführer und Wissensarbeiter mit einem gewachsenen Archiv, das sie behalten wollen, statt es zu vermieten. Für Teams mit Zugriffsrechten gibt es die große Schwester, unsere Unternehmenssuche. Und für uns ist wildsearch der tägliche Beweis, dass wir Suche nicht nur bauen, sondern selbst benutzen.